Paie d'une entreprise du BTP en création et premier salarié
Une entreprise de travaux qui démarre doit ouvrir plusieurs dossiers avant même d'établir sa première fiche de paie. Cette page décrit l'ordre des formalités, la manière dont se détermine la convention collective applicable et ce que btp-paies.fr met en place pour que le premier bulletin parte juste.
Que faut-il faire avant d'établir le premier bulletin dans une entreprise du BTP ? Déterminer la convention collective correspondant à l'activité réellement exercée, rédiger le contrat en conséquence, déclarer l'embauche auprès de l'organisme de recouvrement avant la prise de poste, adhérer à la caisse de congés payés du bâtiment ou des travaux publics, s'affilier aux régimes de retraite complémentaire et de prévoyance de branche, souscrire la complémentaire santé, s'inscrire auprès d'un service de santé au travail et demander la carte professionnelle. Le bulletin vient ensuite.
Le premier salarié d'une entreprise neuve ouvre une série de portes
Beaucoup de créateurs pensent que le code d'activité attribué lors de l'immatriculation détermine la convention collective. Il ne la détermine pas. Ce code sert de repère statistique et il est souvent choisi rapidement, parfois à côté de la réalité du métier. La convention applicable découle de l'activité principale réellement exercée par l'entreprise. Un maçon immatriculé sous un code de travaux publics reste soumis aux textes du bâtiment s'il construit des maisons.
Dans le bâtiment, le choix est moins simple qu'ailleurs. Les ouvriers relèvent de deux textes nationaux distincts, l'un applicable aux entreprises dont l'effectif reste sous un certain palier, l'autre au-delà, avec une bascule à surveiller lorsque l'entreprise grandit. Les personnels techniciens, employés, agents de maîtrise et les cadres disposent de leurs propres conventions. Les travaux publics forment un ensemble séparé, avec sa propre caisse de congés payés. À ces textes nationaux s'ajoutent des accords territoriaux qui fixent notamment les grilles de salaires et les barèmes de déplacement selon la région.
Se tromper de convention n'est pas une erreur théorique. Elle se traduit par des minima erronés, des classifications qui ne correspondent à rien, des indemnités de déplacement mal calculées et une affiliation à la mauvaise caisse. La correction rétroactive est lourde, parce qu'elle touche à la fois les bulletins passés, les cotisations et les droits à congés des salariés.
L'autre difficulté du démarrage tient à l'ordre des opérations. La déclaration préalable à l'embauche doit être faite avant que le salarié ne commence, faute de quoi la situation relève du travail dissimulé, même si l'employeur régularise le lendemain. La carte professionnelle doit être demandée pour tout salarié affecté à des travaux de chantier. Les affiliations aux caisses prennent un peu de temps et doivent donc être lancées tôt, sans attendre le premier bulletin.
Enfin, une entreprise qui démarre n'a pas d'historique. C'est un avantage : rien à corriger, aucune pratique à défaire. Autant en profiter pour poser un paramétrage correct, écrire un contrat qui tienne et fixer un calendrier de paie, plutôt que d'improviser un premier bulletin sur un tableur en se disant qu'on verra plus tard.
L'ordre des formalités au démarrage
Identifier la convention applicable
L'analyse porte sur l'activité principale réellement exercée, sur la nature des travaux réalisés et sur la clientèle. Elle détermine le texte national applicable, l'accord territorial correspondant et la caisse de congés payés de rattachement. Cette étape conditionne tout le reste, y compris la rédaction du contrat de travail et la classification du salarié, qui ne s'invente pas à partir d'un intitulé de poste.
Rédiger le contrat et déclarer l'embauche
Le contrat mentionne la classification conventionnelle, le lieu de rattachement, la durée du travail et, le cas échéant, le chantier ou l'objet pour lequel le salarié est recruté. La déclaration préalable à l'embauche est transmise avant la prise de poste, ce qui déclenche également l'immatriculation du salarié et l'information du service de santé au travail.
Ouvrir les comptes auprès des organismes
Compte cotisant auprès de l'organisme de recouvrement, affiliation à la retraite complémentaire et à la prévoyance de branche, souscription de la complémentaire santé, adhésion à un service de santé au travail, contribution à l'organisme de prévention du bâtiment. Chaque ouverture a son circuit propre et aucune ne se fait rétroactivement sans explication.
Adhérer à la caisse de congés payés
Le régime des congés du bâtiment et des travaux publics repose sur une caisse à laquelle l'entreprise cotise et qui règle les congés des salariés. L'adhésion suppose un dossier et une déclaration régulière des salaires. Une entreprise qui l'oublie paie les congés de sa poche tout en devant les cotisations, situation coûteuse et pénible à démêler.
Paramétrer la paie et fixer le calendrier
Grille conventionnelle et territoriale, rubriques de frais professionnels, taux notifiés, mandat de télédéclaration, date de remontée des variables, date de virement. Le calendrier est annoncé au salarié dès l'embauche : savoir quel jour il sera payé évite les trois quarts des questions posées la première année. Le paramétrage initial se fait une fois, alors qu'une reprise ultérieure suppose de rattraper l'historique.
Produire le premier bulletin et la première déclaration
Le bulletin est contrôlé poste par poste avant diffusion et expliqué au dirigeant, qui devra pouvoir répondre aux questions de son salarié. La déclaration mensuelle est transmise dans la foulée. Les retours d'organismes du premier mois sont examinés de près, car c'est là que se révèlent les identifiants erronés et les affiliations incomplètes.
Ce qui doit exister dès le premier jour
Le dossier du salarié
Contrat signé, déclaration préalable à l'embauche, pièce d'identité et titre autorisant le travail lorsque la situation l'exige, coordonnées bancaires, inscription au registre unique du personnel, demande de carte professionnelle. Ce dossier est le premier réclamé lors d'un contrôle sur chantier, et il doit pouvoir être montré sans reconstitution préalable. Une entreprise neuve a l'avantage de pouvoir le constituer correctement dès le premier salarié, ce qui devient beaucoup plus laborieux quand l'effectif a grossi.
Les affiliations ouvertes
Compte auprès de l'organisme de recouvrement, caisse de congés payés du secteur, retraite complémentaire, prévoyance et complémentaire santé de branche, service de santé au travail. Tant qu'une affiliation manque, les cotisations correspondantes ne partent pas et les droits du salarié ne se constituent pas, ce qui se découvre au moment le plus défavorable, lors d'un arrêt de travail ou d'un départ.
Les obligations propres au chantier
Document unique d'évaluation des risques adapté aux travaux réalisés, affichages obligatoires, équipements de protection fournis, visite d'information et de prévention organisée auprès du service de santé au travail. Ces points ne relèvent pas de la paie au sens strict, mais ils font partie du même contrôle et leur absence pèse lourd lorsqu'un accident survient au cours des premiers mois. Nous vous indiquons ce qui manque au moment de l'embauche, quand la mise en conformité coûte encore peu.
Questions fréquentes : entreprise du BTP en création
Mon code d'activité suffit-il à déterminer ma convention collective ?
Je n'ai pas encore embauché, dois-je déjà déclarer quelque chose ?
Puis-je faire travailler quelqu'un et régulariser sa déclaration ensuite ?
Combien coûte la mise en place de la paie pour une entreprise qui démarre ?
Je me verse une rémunération de gérant, faut-il un bulletin ?
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