Tenir le registre du personnel et les affichages obligatoires
Le registre du personnel et les affichages sont les premiers documents demandés lors d'un contrôle, sur le chantier comme au bureau. Nous tenons le registre à jour au rythme de vos entrées et sorties, et nous vous fournissons les informations à porter à la connaissance des salariés.
Que doit contenir le registre unique du personnel ? Il mentionne, dans l'ordre des embauches et de façon indélébile, l'identité de chaque salarié, sa nationalité, sa date de naissance, son emploi et sa qualification, ainsi que les dates d'entrée et de sortie. S'y ajoutent des mentions particulières selon la situation : type de contrat, titre autorisant à travailler pour les salariés étrangers, apprentissage ou alternance, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire. Il est tenu par établissement.
Ce qu'un inspecteur demande en arrivant
Sur un chantier, le contrôle commence rarement par les bulletins de paie.
Le registre du personnel est la pièce maîtresse. Il permet de vérifier immédiatement que les personnes présentes sur le site appartiennent bien à l'entreprise et qu'elles y ont été déclarées. Il doit être tenu par établissement, ce qui suppose de savoir à quel établissement rattacher un compagnon qui tourne sur plusieurs sites. Les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire y figurent également, dans une partie distincte, avec la mention de leur entreprise d'origine.
Autour du registre gravitent des documents dont l'entreprise doit pouvoir justifier : contrats de travail, titres de séjour valant autorisation de travail avec la preuve de leur vérification, attestations de vigilance des sous-traitants, cartes professionnelles d'identification des salariés affectés aux travaux. Sur un chantier soumis à coordination, s'ajoutent le plan particulier de sécurité et le registre des observations. Le contrôle porte autant sur l'entreprise principale que sur la chaîne de sous-traitance qu'elle a mise en place.
Les affichages ont beaucoup évolué. Une partie des informations autrefois punaisées au mur peut désormais être portée à la connaissance des salariés par tout moyen, ce qui inclut un affichage électronique ou une note remise avec le bulletin. La souplesse est réelle, mais l'obligation demeure : l'employeur doit être en mesure de démontrer que l'information a été effectivement diffusée. Sur un chantier où personne ne passe au bureau, cette démonstration se prépare, elle ne s'improvise pas le jour de la visite.
Ce que nous tenons pour vous
Registre unique du personnel
Nous inscrivons chaque entrée dès la déclaration préalable et chaque sortie à la date de fin du contrat, avec les mentions requises pour la catégorie du salarié. Le registre est tenu par établissement et conservé après le départ, sur la durée exigée. Sa forme numérique est admise dès lors que les données ne peuvent pas être modifiées sans trace et qu'elles restent consultables sur place, condition que beaucoup de tableurs improvisés ne remplissent pas.
Suivi des salariés étrangers
Pour les salariés dont l'emploi suppose une autorisation de travail, le registre porte le type et le numéro du titre, et l'entreprise conserve la copie du document ainsi que la preuve de la vérification effectuée auprès de l'administration. Nous suivons les échéances des titres et vous alertons avant expiration, car la poursuite d'un contrat avec un titre périmé expose l'entreprise à des sanctions lourdes, y compris pénales. Le registre mentionne le type et le numéro du titre, ce qui permet de retrouver l'information sans rouvrir chaque dossier individuel.
Intérimaires et mises à disposition
Les salariés temporaires apparaissent dans une partie distincte du registre, avec l'identification de leur entreprise de travail temporaire. Les contrats de mise à disposition et les motifs de recours sont classés avec le dossier. Ce suivi devient déterminant quand une entreprise absorbe un pic d'activité avec des intérimaires pendant plusieurs mois : la répétition du recours sans motif solide fait courir un risque de requalification. Nous rapprochons régulièrement les contrats de mise à disposition des inscriptions portées au registre.
Informations à diffuser
Convention collective applicable et modalités de sa consultation, horaires collectifs et repos hebdomadaire, période de prise des congés, coordonnées du service de santé au travail et de l'inspection du travail, consignes de sécurité et d'incendie, textes relatifs à l'égalité et à la lutte contre le harcèlement. Nous vous fournissons les supports à jour et vous indiquons ceux qui doivent rester affichés de ceux qui peuvent être diffusés autrement. Le mode de diffusion retenu est consigné, faute de quoi l'entreprise ne peut pas prouver que l'information a circulé.
Documents propres au chantier
Un chantier n'est pas un local d'entreprise, mais certaines informations doivent y être accessibles : horaires pratiqués, consignes de sécurité, coordonnées des secours, identification des entreprises intervenantes. Les salariés affectés aux travaux doivent pouvoir présenter leur carte professionnelle. Nous établissons avec vous la liste de ce qui doit se trouver dans la base vie et de ce qui reste au siège, en fonction de la taille et de la nature de l'opération.
Documents de sécurité
Le document unique d'évaluation des risques doit être tenu à disposition des salariés et des personnes qui peuvent le demander, avec ses versions successives. Sur les opérations qui l'exigent, le plan particulier de sécurité et de protection de la santé accompagne l'intervention de chaque entreprise. Nous ne rédigeons pas ces documents techniques, mais nous vous signalons ceux qui manquent au dossier social et qui seront réclamés lors d'un contrôle. L'absence de document unique est l'un des premiers constats dressés lors d'une visite sur un chantier.
Le registre, première pièce examinée en cas de suspicion de travail dissimulé
Les opérations de contrôle sur les chantiers associent souvent plusieurs administrations. La méthode est constante : relever l'identité des personnes présentes, puis comparer avec le registre du personnel et les déclarations préalables. Toute présence non expliquée devient un point de départ d'enquête.
L'entreprise principale ne peut pas se retrancher derrière ses sous-traitants. Elle doit vérifier périodiquement leur situation au regard des déclarations sociales et conserver les attestations correspondantes. À défaut, elle peut être tenue solidairement responsable du paiement des cotisations éludées par un sous-traitant, ce qui transforme un défaut de vigilance en dette.
- Registre tenu par établissement, dans l'ordre chronologique des embauches
- Mentions complètes pour les contrats courts, l'alternance et l'intérim
- Titres de travail vérifiés, copies conservées et échéances suivies
- Attestations de vigilance des sous-traitants renouvelées périodiquement
- Informations obligatoires diffusées avec une preuve de leur diffusion
Où se trouve quoi
| Document | Lieu de tenue | Consultable par |
|---|---|---|
| Registre unique du personnel | Chaque établissement | Inspection du travail, agents de contrôle, représentants du personnel |
| Contrats et pièces des salariés | Siège ou dossier numérique | Employeur, agents de contrôle sur demande |
| Document unique d'évaluation des risques | Établissement, accessible aux salariés | Salariés, représentants du personnel, médecin du travail |
| Cartes professionnelles | Portées par les salariés | Agents de contrôle sur le chantier |
| Attestations des sous-traitants | Dossier de l'opération | Agents de contrôle, donneur d'ordre |
Questions fréquentes : registre et affichages
Le registre du personnel peut-il être tenu sur informatique ?
Faut-il un registre par chantier ?
Les affichages papier sont-ils encore obligatoires ?
Qui peut consulter le registre du personnel ?
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