L'espace client : déposer vos variables et récupérer vos documents de paie
Un endroit unique pour déposer ce que vous nous envoyez et retrouver ce que nous produisons, avec la date de chaque échange. Cette page décrit ce que contient l'espace client, comment il est organisé et qui peut voir quoi, avant même que votre dossier soit ouvert.
À quoi sert l'espace client de btp-paies.fr ? À faire circuler les documents de paie dans les deux sens, sans courriel et sans pièce jointe perdue. Vous y déposez les variables du mois en faisant glisser vos fichiers, et vous y retrouvez les bulletins, le journal de paie, les écritures destinées à votre comptable, les déclarations et les extractions. Chaque dépôt et chaque mise à disposition sont datés et donnent lieu à un accusé de réception.
Pourquoi un espace plutôt qu'une boîte aux lettres
La paie circule mal par courriel. Les pièces jointes dépassent les limites des messageries, les fichiers portent des noms improbables, les conversations se dispersent entre plusieurs adresses, et personne ne sait plus si le relevé d'heures du chantier a été envoyé ou pas. Sur un dossier de plusieurs dizaines de salariés, cette imprécision devient coûteuse au moment où il faut prouver ce qui a été transmis.
L'espace client règle ce problème par la datation. Vous déposez, l'horodatage est enregistré, un accusé de réception vous parvient. Nous mettons à disposition, vous êtes averti, et l'accès au document est tracé. Quand une question surgit longtemps après sur un élément variable oublié, la réponse se trouve dans l'historique et non dans la mémoire de l'un ou de l'autre.
Le dépôt se fait par glisser-déposer, à partir de n'importe quel poste. Vous n'avez pas de format imposé : un tableur, une photo lisible d'un relevé d'heures rempli à la main, un export de votre outil de pointage, un scan d'arrêt de travail. Ce sont vos habitudes qui priment, pas les nôtres. Les fichiers volumineux passent sans difficulté, ce qui évite les envois fractionnés.
Du côté des documents produits, tout est classé par année puis par période de paie. Les bulletins sont regroupés par salarié et par mois, les journaux et les états de charges suivent la période, les déclarations sont conservées avec leurs comptes rendus.
L'espace ne remplace pas la relation. Il porte les pièces et les traces ; les décisions se prennent au téléphone avec votre interlocuteur, qui vous rappelle. Un outil bien tenu fait gagner du temps sur ce qui est répétitif, pour en laisser sur ce qui demande une conversation.
Ce que vous y trouvez
Les bulletins de paie
Classés par période et par salarié, disponibles à l'unité ou par lot pour l'ensemble d'un mois. Le projet de bulletin vous est soumis avant diffusion, ce qui vous laisse la main sur une variable oubliée ou une prime à ajouter. Les entreprises qui remettent encore les bulletins en main propre récupèrent le lot à imprimer ; celles qui ont opté pour la remise électronique laissent chaque salarié accéder à ses propres documents, sans voir ceux des autres.
Les journaux et états de paie
Journal de paie de la période, livre de paie, états de cotisations par organisme, récapitulatif des absences et des compteurs, états de provisions pour les congés et les charges. Ces documents servent au suivi de gestion et au dialogue avec votre expert-comptable. Ils sont produits systématiquement, sans demande de votre part, et conservés avec les périodes correspondantes pour rester consultables lorsqu'une question se pose plus tard.
Les écritures pour votre comptabilité
Le fichier d'écritures de paie est déposé au format attendu par votre logiciel comptable, prêt à être intégré par votre cabinet. Le plan de rattachement des rubriques est établi avec lui au démarrage, puis maintenu quand une rubrique nouvelle apparaît. Cette transmission évite les ressaisies et les écarts entre la paie et la comptabilité, sans que nous intervenions dans la tenue des comptes, qui reste le travail de votre expert-comptable.
Les déclarations et leurs retours
Déclarations sociales nominatives mensuelles et évènementielles, déclarations préalables à l'embauche, attestations destinées aux organismes : les envois sont conservés avec les comptes rendus reçus. Quand une anomalie est signalée, la correction et son résultat rejoignent le même dossier. Vous disposez ainsi de la chaîne complète, de l'envoi initial à la régularisation, ce qui constitue la première pièce à produire en cas de demande d'un organisme.
Les documents individuels
Contrats et avenants, attestations d'employeur, certificats de travail, soldes de tout compte, attestations de salaire, documents de fin de contrat. Chaque pièce est rangée dans le dossier du salarié concerné et reste accessible après son départ, pendant la durée de conservation convenue. Cette organisation évite la recherche dans des courriels anciens le jour où un ancien salarié réclame une attestation ou où un organisme demande une pièce justificative.
Les extractions à la demande
Masse salariale par période, coût par chantier lorsque vos remontées le permettent, effectifs, absences, heures supplémentaires, éléments variables sur une période choisie. Ces extractions sont produites au format tableur pour être retravaillées de votre côté. Elles servent aux réponses à appels d'offres, aux demandes bancaires, aux prévisionnels et aux dossiers de qualification professionnelle, sans que vous ayez à reconstituer l'information bulletin par bulletin. Une demande inhabituelle se traite par un simple appel à votre interlocuteur.
Le mois vu depuis l'espace client
Vous déposez les variables
Relevés d'heures, absences, arrêts de travail, primes, jours de déplacement, entrées et sorties : vous faites glisser les fichiers dans l'espace de la période concernée. Chaque dépôt déclenche un accusé de réception. Plusieurs personnes de l'entreprise peuvent déposer, un conducteur de travaux pour ses chantiers et une assistante pour les absences, avec des droits définis par vous.
Nous préparons et vous questionnons
Les éléments sont saisis et confrontés au dossier. Les points qui appellent un arbitrage vous sont adressés dans l'espace, avec la question posée clairement : une absence sans justificatif, un déplacement dont la zone n'est pas évidente, un salarié dont la classification ne correspond plus au poste. Ces échanges restent attachés à la période, ce qui évite de rouvrir la discussion l'année suivante.
Vous validez le projet de bulletins
Le projet est mis à disposition avec la liste des variations par rapport au mois précédent. Vous le parcourez, vous signalez ce qui manque, nous corrigeons. Cette étape prend peu de temps quand les variables sont complètes, et elle épargne les régularisations du mois suivant, toujours mal comprises par les salariés qui voient une ligne négative sur leur bulletin.
Nous diffusons et déclarons
Après validation, les bulletins sont mis à disposition, les journaux et les écritures déposés, la déclaration transmise. Les comptes rendus des organismes sont récupérés puis versés au dossier de la période. En cas d'anomalie, la correction est engagée et vous en êtes informé, avec le détail de ce qui a été corrigé et de la date de régularisation effective.
Confidentialité et contrôle des accès
Un espace de paie contient des informations que tous les salariés de l'entreprise n'ont pas à connaître. Les accès sont donc individuels et nominatifs, jamais partagés, avec un niveau de droits que vous définissez : dépôt seul, consultation d'une catégorie de documents, accès complet pour le dirigeant. Un responsable de chantier peut ainsi déposer les heures de son équipe sans accéder aux bulletins.
Chaque connexion et chaque consultation sont enregistrées dans un journal des accès que vous pouvez consulter. Ce journal répond à deux besoins : savoir qui a téléchargé quoi en cas de doute, et démontrer, si nécessaire, que les documents ont bien été mis à disposition à telle période.
Le stockage est réalisé sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Nous traitons ces informations pour le compte de votre entreprise, qui en demeure responsable, selon un contrat écrit fixant les finalités et les durées de conservation. Rien n'est cédé à un tiers, et un départ vers un autre prestataire donne lieu à une restitution complète, dans des formats exploitables.
- Comptes nominatifs, avec droits définis par l'employeur
- Journal des accès consultable, connexions et téléchargements enregistrés
- Accusé de réception à chaque dépôt et à chaque mise à disposition
- Serveurs situés dans l'Union européenne
- Dossier restitué intégralement en cas de départ, sans rétention
Questions fréquentes : espace client
Mes salariés peuvent-ils accéder à leurs bulletins ?
Dans quel format faut-il déposer les variables ?
Que se passe-t-il si je dépose un document après la date convenue ?
Puis-je retrouver un bulletin d'une année passée ?
L'espace fonctionne-t-il depuis un téléphone ?
Un espace, tous vos documents
Dépôt des variables, bulletins, journaux, écritures et déclarations au même endroit.